Dinamik Modüller Nedir? İşletmenize Özel CRM Modülü Nasıl Oluşturulur?

Her işletmenin çalışma biçimi aynı değildir. Bir firma satış sonrası servis taleplerini takip ederken, başka bir firma gayrimenkul portföylerini, saha ziyaretlerini, proje detaylarını veya kendine özgü operasyon kayıtlarını yönetmek isteyebilir. Standart CRM modülleri birçok temel ihtiyacı karşılar; ancak işletmeye özel süreçler söz konusu olduğunda daha esnek bir yapıya ihtiyaç duyulabilir.

Dinamik modüller, işletmelerin kendi veri yapısını ve takip süreçlerini CRM içinde oluşturmasına yardımcı olur. DinamikCRM'de kendi modülünüzü oluşturabilir, ihtiyaç duyduğunuz alanları tanımlayabilir ve standart CRM yapısında bulunmayan süreçleri de aynı sistem içinde yönetebilirsiniz.

Dinamik modül nedir?

Dinamik modül, önceden tanımlanmış standart bir CRM ekranına bağlı kalmadan, işletmenin kendi ihtiyacına göre oluşturduğu özel kayıt yapısıdır.

Örneğin bir teknik servis firması aşağıdaki bilgileri takip etmek isteyebilir:

• Servis kayıt numarası
• Servis konusu
• Ürün veya cihaz bilgisi
• Öncelik seviyesi
• Planlanan servis tarihi
• Sorumlu kişi
• Servis durumu

Bir gayrimenkul firması ise aynı yapıyı portföy tipi, bölge, mülk durumu, fiyat, sorumlu danışman ve benzeri alanlarla kendi işine göre şekillendirebilir.

Böylece CRM yalnızca hazır gelen modüllerden oluşan sabit bir sistem olmaktan çıkar ve işletmenin çalışma şekline uyum sağlayan daha esnek bir platform haline gelir.

Neden işletmeye özel CRM modüllerine ihtiyaç duyulur?

İş süreçleri büyüdükçe standart alanların yeterli olmadığı noktalar ortaya çıkabilir. Bu durumda ekipler genellikle Excel dosyaları, ortak dokümanlar, ayrı uygulamalar veya birbirinden kopuk takip yöntemleri kullanmaya başlar.

Bunun sonucu olarak aynı iş sürecine ait bilgiler farklı yerlerde tutulabilir. Kullanıcılar hangi bilginin güncel olduğunu anlamakta zorlanabilir ve süreçlerin tamamını tek ekrandan görmek mümkün olmayabilir.

Özelleştirilebilir CRM modülleri ise bu özel süreçleri mevcut CRM ortamının içine taşımaya yardımcı olur.

Dinamik modüller nasıl çalışır?

Temel yaklaşım oldukça basittir: Önce takip etmek istediğiniz süreci belirler, ardından bu süreçte ihtiyaç duyduğunuz bilgileri tanımlarsınız.

1. Takip etmek istediğiniz süreci belirleyin

İlk adım, standart CRM modüllerinin dışında kalan iş sürecini tanımlamaktır.

Bu süreç örneğin şunlardan biri olabilir:

• Teknik servis kayıtları
• Gayrimenkul portföyleri
• Saha ziyaretleri
• Kalite kontrol kayıtları
• Proje teslimatları
• Eğitim başvuruları
• Danışmanlık projeleri
• Özel operasyon kayıtları

2. Yeni modülünüzü oluşturun

Süreci belirledikten sonra bu süreç için ayrı bir modül oluşturabilirsiniz. Böylece kayıtlar diğer CRM verilerinden bağımsız bir yapı içinde tutulurken aynı platform üzerinden erişilebilir hale gelir.

3. İhtiyacınız olan alanları tanımlayın

Her sektörün ve her iş sürecinin takip ettiği bilgiler farklıdır. Bu nedenle dinamik modül içerisindeki alanlar da ihtiyaca göre belirlenebilir.

Örneğin aşağıdaki türlerde bilgiler kullanılabilir:

• Metinsel bilgiler
• Seçim listeleri
• Tarih bilgileri
• Sayısal değerler
• Durum bilgileri
• Sürece özel diğer alanlar

Bu yaklaşım sayesinde gereksiz alanlarla dolu genel bir form yerine, yalnızca ilgili iş sürecinde gerçekten ihtiyaç duyulan bilgilerden oluşan bir kayıt yapısı oluşturulabilir.

4. Kayıtları oluşturmaya başlayın

Modül ve alanlar hazırlandıktan sonra ekip üyeleri yeni kayıtlar oluşturarak süreci DinamikCRM üzerinden takip etmeye başlayabilir.

Dinamik modül yalnızca özel alanlardan mı oluşur?

Hayır. Bir iş kaydının yönetimi çoğu zaman yalnızca birkaç alan doldurmaktan daha fazlasını gerektirir.

DinamikCRM'deki dinamik modül kayıtları; sürecin bağlamını koruyacak yardımcı bilgilerle birlikte kullanılabilir. Kayıtlara notlar eklenebilir, dosyalar iliştirilebilir, etiketler kullanılabilir, yapılacaklar oluşturulabilir ve hatırlatıcılarla takip desteklenebilir.

Böylece örneğin bir servis kaydı yalnızca "servis durumu" bilgisinden ibaret kalmaz. O kayda ilişkin notlar, belgeler ve takip aksiyonları da aynı kayıt çevresinde yönetilebilir.

Dinamik modüller hangi sektörlerde kullanılabilir?

Dinamik modüllerin önemli avantajlarından biri belirli bir sektöre bağlı olmamasıdır. Modülün yapısını işletme belirlediği için çok farklı kullanım senaryolarına uyarlanabilir.

Gayrimenkul sektöründe

Gayrimenkul firmaları portföylerini kendi süreçlerine uygun alanlarla takip edebilir. Portföy tipi, bölge, fiyat, mülk durumu, sorumlu danışman veya işletmenin ihtiyaç duyduğu başka bilgiler özel modül içinde tutulabilir.

Teknik servis ve üretimde

Teknik servis kayıtları, bakım süreçleri, kalite kontrol sonuçları veya üretime özel operasyon adımları için ayrı modüller oluşturulabilir.

Saha ekiplerinde

Saha ziyaretleri, kontrol sonuçları, ziyaret türü, sorumlu çalışan veya takip edilmesi gereken diğer bilgiler standart bir yapı içinde toplanabilir.

Danışmanlık şirketlerinde

Müşteri projeleri, teslimatlar, proje aşamaları veya danışmanlık firmasına özgü süreçler işletmenin kendi veri yapısıyla takip edilebilir.

Eğitim kurumlarında

Başvurular, programlar, eğitim süreçleri veya kuruma özgü takip edilmesi gereken bilgiler için dinamik modüllerden yararlanılabilir.

Sağlık ve klinik operasyonlarında

Kurumun operasyonel süreçlerine özgü takip kayıtları ve özel iş akışları için gerekli veri yapıları oluşturulabilir.

Dinamik modüller ile standart CRM modülleri arasındaki fark nedir?

Standart CRM modülleri müşteri yönetimi, satış, fırsat, aktivite veya benzeri yaygın iş süreçlerini yönetmek için hazırlanır.

Dinamik modüller ise işletmenin kendine özgü ve standart yapının dışında kalan süreçleri sisteme dahil etmesini sağlar.

Bu nedenle dinamik modüller standart CRM modüllerinin yerine geçmekten çok onları tamamlayan bir yapı olarak düşünülebilir.

DinamikCRM'in mevcut modül yapısını incelemek isterseniz DinamikCRM modülleri sayfasına göz atabilirsiniz.

Özelleştirilebilir CRM neden önemlidir?

Bir CRM sisteminin işletmeye uyum sağlayabilmesi, özellikle süreçleri standart modellerden farklı olan şirketler için önemli bir avantajdır.

İşletmenin her yeni ihtiyacında ayrı bir uygulama kullanılması zaman içinde bilgi dağınıklığına yol açabilir. Müşteri bilgileri bir sistemde, operasyon verileri başka bir sistemde ve takip notları farklı dosyalarda tutulmaya başlayabilir.

Özelleştirilebilir CRM yaklaşımında ise işletmeye özgü süreçler mümkün olduğunca aynı çalışma ortamının içinde tutulabilir.

Bunun sağlayabileceği temel avantajlar şunlardır:

• İşletmeye özel veri yapısı oluşturabilme
• Farklı süreçleri tek platformda takip edebilme
• Ekiplerin aynı veri yapısı üzerinden çalışabilmesi
• Dağınık Excel ve dosya kullanımını azaltabilme
• Yeni ihtiyaçlara göre yapıyı geliştirebilme
• Standart CRM süreçlerini özel iş akışlarıyla tamamlayabilme

Dinamik modül oluştururken nelere dikkat edilmeli?

Esnek bir yapı sunulması her alanın mutlaka sisteme eklenmesi gerektiği anlamına gelmez. Modül tasarlanırken gerçekten kullanılacak bilgilerin belirlenmesi daha sağlıklı bir yapı oluşturur.

Önce süreci tanımlayın

Hangi bilgilerin tutulacağından önce, modülün hangi iş problemini çözeceğini belirleyin. "Bu modülü neden oluşturuyoruz?" sorusunun açık bir cevabı olmalıdır.

Yalnızca gerekli alanları ekleyin

Çok fazla alan oluşturmak kullanıcıların veri girişi yapmasını zorlaştırabilir. Operasyon için gerekli olan bilgileri önceliklendirin.

Alan isimlerini anlaşılır tutun

Ekipteki herkesin aynı şeyi anlayabileceği açık alan isimleri kullanın. Kurum içinde kullanılan terimler varsa bunları standartlaştırın.

Modülü gerçek kullanıcılarla test edin

Modül kullanıma açılmadan önce süreci gerçekten yönetecek ekip üyeleriyle test edilmesi, eksik veya gereksiz alanların erken fark edilmesini sağlar.

Bir CRM'i işletmenize göre şekillendirebilir misiniz?

CRM yazılımı seçerken yalnızca bugün kullanılan süreçleri değil, ileride ortaya çıkabilecek ihtiyaçları da düşünmek önemlidir. İşletme büyüdükçe yeni süreçler, farklı bilgi alanları ve yeni takip ihtiyaçları oluşabilir.

Bu nedenle CRM'in yalnızca hazır özelliklerinin sayısı değil, işletmeye ne kadar uyarlanabildiği de değerlendirilmelidir.

DinamikCRM'in bu yaklaşımı nasıl uyguladığını daha ayrıntılı görmek için Dinamik Modüller sayfasını inceleyebilir; kendi iş sürecinize göre nasıl özel modül oluşturabileceğinizi görebilirsiniz.

Sonuç

Her işletmenin aynı şekilde çalışmadığı düşünüldüğünde, CRM sistemlerinin de her şirketi aynı kalıba zorlamaması gerekir.

Dinamik modüller; işletmeye özgü bilgileri, süreçleri ve kayıt yapılarını CRM içinde oluşturabilmenin pratik bir yolunu sunar. Gayrimenkul portföylerinden servis süreçlerine, saha operasyonlarından danışmanlık projelerine kadar standart CRM modüllerinin dışında kalan birçok süreç bu yaklaşımla merkezi olarak takip edilebilir.

Böylece işletme süreçlerini farklı araçlara dağıtmak yerine, standart CRM özellikleriyle işletmeye özel çalışma biçimini aynı platformda bir araya getirmek mümkün hale gelir.