İş süreçlerinde, evrak üretmeden işlem yapmak pek de mümkün değil. Evraklar, ticari oluşumların hemen her iş sürecinde karşılaştıkları önemli belgeler arasında yer alıyor. Evrakın bu denli önemli olması sonucunda evrak takip işleri firmalar tarafından ciddiye alınmalı.
Evrak sayısı fazla olan firmalar, evraklarını elektronik ortamda kayıt altına alarak evrak güvenliğini sağlayabilirler. Ticari oluşumların tabi oldukları yasal mevzuat gereğince saklanması gereken belgeler, ihtiyaç duyulduğunda pratik bir ilgililere sunulabilmeli. Bunun en kolay yöntemi ise bilgisayar yazılımları tarafından sunulan imkanlardan faydalanmak…
Kaybolan Evraklar Ciddi Bir Sorun Oluşturabilir!
Yasal mevzuat gereği ticari oluşumlar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu gereğince çok sayıda evrakı belirli bir süre boyunca saklamak durumdalar… Evraklar, klasik usulde dosyalanarak firma arşivinde saklanabilir.
Ancak bu durumda, arşivde yer alan herhangi bir evraka ulaşmak için tüm dosyaların taranması gündeme gelebilir. Bu tarz bir işlem, ciddi anlamda zaman ve emek kaybına neden olacaktır.
Bu kadar zor bir süreçle uğraşmak yerine, bilgisayar yazılımları aracılığıyla evrak takip işlemleri hızlı bir şekilde yapılabilir. Sisteme, istenen formatta yüklenebilen belgeler, kayıt sırasında üretilen evrak listeleri yardımıyla çok kısa sürede sistemden geri çağrılabilir.
Evrak Takip İşlemleri İçin Evrak Listeleri Oluşturmak
Evrak listeleri, firma çevresinin de bazı durumlarda ilgisini çekebilir. Böyle durumlarda, firmanın sahip olduğu arşiv bilgilerini, yazılım aracılığıyla ilgililere göndermek gerekebilir. Tek bir tıklama ile firma arşiv bilgilerini oluşturabilen yazılımlar, arşiv yönetimini önemseyen firmalar için kullanışlı sayılmakta.
Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere.
